Claridad en los costos fijos de operación y transparencia en los criterios, periodos y formas de evaluar el nivel de cumplimiento del contratista, son dos objetivos que deben considerarse desde la concepción en cualquier proyecto que incluya operación y mantenimiento, es por eso que los contratos de operación y mantenimiento (O&M) deben ser diseñados a la medida del proyecto y de tal forma que sean compatibles con sistemas de administración y gestión contractual, con estas herramientas las posibilidades de tener en nuestro historial un proyecto exitoso aumentan significativamente.
Si los equipos legales carecen de técnicas contractuales afines a los contratos de Operación & Mantenimiento, o los equipos técnicos no preparan los anexos de forma armónica con los aspectos financieros y legales, los contratos de Operación & Mantenimiento pueden volverse una pesadilla para todos los actores del proyecto y por consecuencia con pérdidas para sus partes, rupturas de relaciones comerciales y el fracaso de los proyectos. Por este motivo te compartimos las etapas para realizar tu contrato de Operación y Mantenimiento correctamente:
Preparación y firma
En esta etapa se plasmarán las relaciones entre el cliente y el contratista. La importancia de estudiar el negocio, el tipo de mercado, la distribución de riesgos, la operación, los actores del proyecto y demás elementos de un proyecto es fundamental, el equipo legal debe tener un conocimiento basto en contratos de este tipo y contar con el apoyo del área técnica para aterrizar los conceptos contractuales, esto permitirá elegir al contratista adecuado sobre el más barato.
Instalación y/o periodo de pruebas
Una vez suscrito el contrato, el contratista deberá hacer una revisión de las instalaciones, o en su caso supervisar o ejecutar la instalación de equipos especializados, ponerlos a prueba, capacitar las cuadrillas de personal, preparar las herramientas, los repuestos, los manuales y bitácoras de mantenimiento, crear planes de mantenimiento preventivo y preparar el plan de operación general.
En esta etapa es donde se cometen más fallas por parte del contratista, muchas veces asume que las instalaciones (por ser nuevas) están en óptimas condiciones (también porque a veces el contratista es del mismo grupo del cliente), esto puede tener consecuencias terribles, afectando de forma inmediata la producción y niveles de calidad y servicio del proyecto.
Las incidencias en esta etapa no se resuelven con la rapidez necesaria, al no existir planes de trabajo completos o adecuados a las necesidades del proyecto, las incidencias se transforman de incidencias medibles y determinadas a incidencias de tiempo indefinido y de difícil localización.
Es indispensable que el cliente no autorice el inicio del periodo de operaciones sin que se establezca un periodo de pruebas, donde se evalúen todos aquellos indicadores necesarios para una óptima producción, según los estándares de la industria del proyecto y las necesidades del cliente.
Inicio de operaciones
El contrato O&M debe estar diseñado para que durante el periodo de operaciones el cliente, utilizando herramientas de administración y gestión contractual, pueda verificar las instrucciones de operación establecidas y que estas, a su vez, puedan ser actualizadas y adecuadas conforme la experiencia que en la operación se vaya obteniendo.
Se le debe dar el mismo seguimiento al plan de mantenimiento correctivo, que permita cumplir con los objetivos de disponibilidad y productividad, esto sumado a la documentación de todos los eventos que permitan generar experiencia, conocimiento, control de las fases y evolución de la operación, para que al momento de terminar el contrato el cliente pueda operar y mantener las instalaciones del proyecto, o en su caso, reconsiderar la contratación del contratista o de un tercero con parámetros reales.
Supervisión
El cliente debe supervisar al contratista, es demasiado riesgoso no contar con una supervisión adecuada. Toda mala gestión de la operación de las instalaciones del proyecto que no sea redireccionada en su momento, podría dejar sin oportunidad de ejecutar medidas de corrección a tiempo.
La supervisión también sirve para controlar la calidad de los mantenimientos preventivos y correctivos. Revisa materiales, insumos y niveles de calidad para estos eventos.
Terminación y reversión de las instalaciones
Este periodo debe ser muy corto y debe asegurarse que el inicio del nuevo contrato se dé después de que se haya hecho de nueva cuenta el periodo de pruebas, independientemente si será un nuevo contratista, el mismo o quien opere el proyecto.
El conocimiento adquirido durante la fase de operación y la documentación del mismo en las herramientas de administración y gestión contractual, cobra vital importancia al momento de la terminación, será la diferencia entre una terminación muy costosa y una terminación muy justa.
Como vemos, desarrollar un contrato de O&M que alinee los intereses del cliente y del contratista, que se planifique en base a las necesidades específicas del negocio y se cuente con supervisión altamente especializada, es sin duda, la mejor opción para cualquier proyecto.
Y hay que considerar que los equipos legales deben de contar con conocimientos suficientes para la interpretación, creación, desarrollo y cierre de estos contratos, otra razón más para buscar profesionalizar a los abogados en sectores ajenos al derecho.
Escrito por David García
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