Seguramente, si tu ámbito es el empresarial habrás escuchado hablar de la mejora continua. Pues bien, este implemento de estrategias positivas para el cambio de actitud organizacional nos sigue dando de qué hablar. Con más de 80 años de trayectoria, esta herramienta de eficacia ha creado distintos mecanismos para revitalizar las áreas de calidad en el ámbito laboral. Una de ellas, y de la que hoy te vamos a hablar, es el ciclo PDCA para la mejora continua.
El modelo se desarrolla en cuatro etapas:
1. Plan
En esta etapa se identifican los problemas que podemos enfrentar y mejorar en un proyecto. Funciona para detecta las debilidades y plantear los objetivos finales del proyecto.
2. Hacer
Si tenemos un plan por ejecutar, para optimizar el proceso, debemos enfocarnos en las soluciones prácticas. El registro de información, y solución es lo más importante dentro del proceso para observar los resultados.
Usualmente, este paso se desarrolla en dos etapas. Una en la que todo se hace en una escala de prueba, y otra en la que, de acuerdo con los resultados, se procede a una ejecución en escala real.
3. Verificar
En esta fase se miden y evalúan los resultados y se comparan con la expectativa planteada. Verificar los resultados es probablemente la fase más importante del ciclo PDCA, ya que en esta nuevamente saldrán a relucir deficiencias, y errores, pero sobre todo efectividad.
4. Actuar
En esta fase nos dedicaremos a tomar acciones correctivas; sin embargo, también se presta a detectar las oportunidades y redes de apoyo laboral. Tras la implementación del programa, lo ideal es continuar la metodología de tal manera que el proceso encuentre su uso efectivo.
¿Cómo implementar el Ciclo PDCA en mi organización?
A continuación, te mostraremos algunos factores que debes consideran antes, durante y hasta después de la aplicación del ciclo PDCA:
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Evalúa la situación inicial
Para conocer la situación actual de tu empresa, es importante utilizar variado métodos y herramientas lean manufacturacturing. Las visitas durante las jornadas laborales; entrevistas e incluso cuestionarios podrán ser de gran ayuda para estudiar el campo que necesitas revitalizar. Qué mejor que obtener información de primera mano. ¡Acércate a tus empleados!
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Reconoce los puntos de mejora
Si ya conoces la situación inicial, y las posibles problemáticas a mejorar; es momento de buscar las herramientas a tu alcance.
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Modelo piloto
Con el fin de que los cambios se adapten de la manera más natural posible, lo ideal es realizar algunas pruebas pilotos de aplicación. Es importante realizar este tipo de ensayos ya que, en ellos, podrás observar el comportamiento de tus empleados y de la estrategia en general.
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Proceso de formación
Durante el proceso de formación, nuestro deber será asegurarnos de que la estrategia llegue a todo el personal de manera que no afecte sus actividades cotidianas.
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Planifica trabajo general
En la medida en la que planifiques el trabajo en todas tus líneas de personal, podrás observar las mejoras.
Ejemplo del ciclo PDCA
El primer paso es conocer la situación inicial. La idea de manejar una tienda departamental implica una serie de precisiones que van desde la distribución del tiempo de los empleados, hasta la poca eficiencia en el proceso de producción que puede generar malos inventarios, piezas defectuosas y demás.
Si la problemática de la empresa consiste en los tiempos muertos de los empleados y los inventarios; probablemente, el problema venga del manejo del departamento por lo cual debemos interactuar con los jefes de las áreas correspondientes.
Buscar las mejoras, es buscar las deficiencias generales. En esta fase, pueden proponerse las posibles mejoras, que van desde capacitación hasta el cambio en la distribución de labores del departamento. En ese sentido, tendrán que llevarse a cabo todas las acciones para implantar las mejoras propuestas en determinados procesos para implantar el modelo piloto.
En la siguiente fase, la idea es comprobar que las mejoras realmente estén atacando las problemáticas antes señaladas. Si no se llega a conseguir ninguna mejora, se van reajustando hasta conseguir los resultados deseados.
Finalmente, una vez que se ha comprobado que las mejoras propuestas funcionan, se implantan en toda la tienda departamental.
Para que la mejora continua funcione, pasado un tiempo deben hacerse los ajustes necesarios. Concluir el ciclo PDCA implica una etapa final que no debemos olvidar: la auditoría. De ahí la importancia de los programas de formación continua que aseguren la estabilidad y la práctica de las auditorías internas.
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